Dit beleid beschrijft hoe ABC Exp SRL de persoonsgegevens van bezoekers van de Website, prospecten en klanten verwerkt, overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 ("AVG"), in het bijzonder de artikelen 13 en 14, en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
ABC Exp SRL (merk Exponent Hub), Chaussée de Perwez 165, 5002 Namen, België – KBO/btw BE 0758.735.384 – info@abc-exp.com – +32 (0)493 92 36 70.
Functionaris voor gegevensbescherming (DPO): ABC Exp SRL is niet verplicht een DPO aan te stellen in de zin van artikel 37 AVG (zij is geen overheidsinstantie, en haar kernactiviteiten bestaan niet uit grootschalige regelmatige en stelselmatige observatie van personen, noch uit grootschalige verwerking van gevoelige gegevens). Vragen over uw gegevens kunt u richten aan info@abc-exp.com, met de vermelding "Persoonsgegevens".
2. Welke gegevens verwerken wij, waarom, op welke grondslag en hoe lang?
| Verwerking | Gegevens | Doel | Rechtsgrond (art. 6 AVG) | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|---|
| Offerte- / contactformulier | Naam, bedrijf, e-mail, telefoon, type project, beschrijving, indicatief budget en termijn | Uw aanvraag beantwoorden, een offerte opstellen | Precontractuele maatregelen op uw verzoek (art. 6.1.b) | 3 jaar na het laatste contact als er geen contract volgt |
| Beheer van prospecten en klanten (CRM) | Contactgegevens, functie, bedrijf, btw-nummer, adres, communicatiegeschiedenis, offertes, commerciële status | Commerciële opvolging en klantrelatie | Uitvoering van het contract (art. 6.1.b); gerechtvaardigd belang bij het beheer van onze commerciële relatie (art. 6.1.f) | Duur van de relatie, daarna 10 jaar (gemeenrechtelijke verjaring) |
| Online offertes en aanvaarding | Naam ingevuld bij aanvaarding, datum en uur van raadpleging en aanvaarding, in voorkomend geval IP-adres en gebruikte browser | Het contract sluiten en het bewijs ervan bewaren | Uitvoering van het contract (art. 6.1.b); gerechtvaardigd belang bij bewijs (art. 6.1.f) | Duur van het contract, daarna 10 jaar |
| Uitvoering van de prestaties, support | Contactgegevens, communicatie, tickets, verstrekte technische toegangen | De bestelde prestaties uitvoeren | Uitvoering van het contract (art. 6.1.b) | Duur van het contract, daarna 10 jaar |
| Facturatie, boekhouding, betalingen | Identiteit, adres, btw-nummer, facturen, betalingen, bankgegevens | Factureren en onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen naleven | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) | 10 jaar vanaf 1 januari van het jaar na de afsluiting van het boekjaar (boekhoudrecht en btw-wetboek) |
| Invordering en geschillen | Facturatiegegevens, communicatie, stukken | Onze schuldvorderingen invorderen, onze rechten verdedigen | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) | Tot de definitieve afsluiting van het dossier, daarna de verjaringstermijn |
| Commerciële prospectie | Naam, professioneel e-mailadres, bedrijf | U informeren over gelijkaardige diensten (klanten) of onze diensten voorstellen (professionele prospecten) | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) voor klanten en generieke bedrijfsadressen; toestemming (art. 6.1.a) in de andere gevallen (art. XII.13 WER) | Tot uw bezwaar, en maximaal 3 jaar na het laatste contact |
| Beveiliging van Website en server | IP-adres, datum en uur, opgevraagde pagina, browser (serverlogs); anti-misbruikteller in het geheugen | Beveiliging, voorkomen van misbruik en fraude | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) | Logs: maximaal 6 maanden; anti-misbruikteller: 1 uur |
| Bezoekersstatistieken (Google Analytics 4) | Online identificator (cookie), bekeken pagina's, technische gegevens en benaderende locatie | Bezoekersstatistieken en verbetering van de Website | Toestemming (art. 6.1.a en art. 10/2 van de wet van 30 juli 2018) | 14 maanden (gebeurtenisgegevens); cookies: zie Cookiebeleid |
| Uitoefening van uw rechten | Identiteit, communicatie | Uw verzoeken beantwoorden | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) | 3 jaar na het antwoord |
Herkomst van de gegevens. De gegevens worden rechtstreeks bij u verzameld. Voor professionele prospectie kunnen ze afkomstig zijn uit openbare bronnen (website van de onderneming, Kruispuntbank van Ondernemingen, professionele gidsen); in dat geval informeren wij u uiterlijk bij het eerste contact (art. 14 AVG).
Verplicht karakter. Velden die in onze formulieren als verplicht zijn aangeduid, zijn nodig om uw aanvraag te behandelen. Facturatiegegevens zijn wettelijk vereist. Zonder deze gegevens kunnen wij uw aanvraag niet behandelen of het contract niet uitvoeren.
Geen geautomatiseerde besluitvorming. Wij nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor u hebben (art. 22 AVG), en doen niet aan profilering.
3. Ontvangers en verwerkers
Uw gegevens worden nooit verkocht of verhuurd. Ze zijn toegankelijk voor het gemachtigde personeel van ABC Exp SRL en, voor zover strikt noodzakelijk, voor de volgende ontvangers:
| Ontvanger | Rol | Locatie / waarborgen |
|---|---|---|
| Hostinger International Ltd (Cyprus) | Hosting van de Website, de API en de databank (VPS) | Server in de EU; verwerkersovereenkomst (DPA) van Hostinger |
| E-mailprovider / verzending van e-mails (SMTP) | Verzenden en ontvangen van e-mails, meldingen | EU – aan te vullen |
| Google Ireland Ltd (Ierland) | Bezoekersstatistieken Google Analytics 4, uitsluitend met uw toestemming | EU, met mogelijke doorgifte naar Google LLC (Verenigde Staten) – zie punt 4 |
| Stripe Payments Europe Ltd (Ierland) | Verwerking van betalingen per kaart of andere middelen, als u voor deze betaalwijze kiest (Stripe treedt op als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke voor zijn eigen verplichtingen) | EU, met mogelijke doorgifte naar Stripe Inc. (Verenigde Staten) – zie punt 4 |
| Onze bank | Ontvangst van overschrijvingen | België / EU |
| Accountant en, in voorkomend geval, leverancier van elektronische facturatie (Peppol) | Boekhouding, fiscaliteit, verzending van facturen | België / EU |
| Adviseurs (advocaten, gerechtsdeurwaarders, erkende incassobureaus) | Verdediging van onze rechten, invordering | België / EU |
| Overheidsinstanties | Op wettelijk verzoek (fiscus, gerecht, GBA) | België |
Onze verwerkers handelen volgens onze instructies en zijn gebonden door een overeenkomst conform artikel 28 AVG.
4. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
In principe worden uw gegevens in de Europese Unie verwerkt. Wanneer u analytische cookies aanvaardt, of als u via Stripe betaalt, kunnen bepaalde gegevens worden doorgegeven naar de Verenigde Staten aan Google LLC of Stripe Inc. Deze doorgifte steunt op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023 over het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (EU-U.S. Data Privacy Framework), waarvoor deze ondernemingen gecertificeerd zijn, en aanvullend op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46 AVG). U kunt een kopie van deze waarborgen opvragen door ons te schrijven.
5. Uw rechten
Overeenkomstig de artikelen 15 tot 22 AVG hebt u op elk moment:
- een recht op inzage in uw gegevens en op een kopie ervan;
- een recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
- een recht op wissing, tenzij de bewaring wettelijk verplicht is (bv. facturen) of nodig is voor de verdediging van onze rechten;
- een recht op beperking van de verwerking;
- een recht van bezwaar tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en een absoluut en kosteloos recht van bezwaar tegen direct marketing;
- een recht op overdraagbaarheid van de gegevens die u ons hebt verstrekt;
- het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken (bv. via de link "Cookies beheren"), zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.
Om uw rechten uit te oefenen, schrijft u naar info@abc-exp.com of naar ons postadres. Wij antwoorden binnen één maand, met mogelijke verlenging van twee maanden bij complexe verzoeken (art. 12.3 AVG). Bij redelijke twijfel over uw identiteit kunnen wij bijkomende informatie vragen; stuur ons geen onbewerkte kopie van uw identiteitskaart.
Klacht. Als u meent dat uw rechten niet worden gerespecteerd, kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – +32 (0)2 274 48 00 – contact@apd-gba.be – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, of bij de toezichthoudende autoriteit van uw woonplaats. Wij nodigen u uit eerst contact met ons op te nemen om samen een oplossing te zoeken.
6. Beveiliging
Wij nemen technische en organisatorische maatregelen die passen bij het risico (art. 32 AVG), waaronder: versleuteling van de communicatie (HTTPS/TLS), toegang tot de beheeromgeving beperkt tot gemachtigde personen en beschermd door authenticatie, gehashte wachtwoorden, niet-raadbare persoonlijke offertelinks, beperking van het aantal verzoeken, firewall en regelmatige beveiligingsupdates, back-ups, gegevensminimalisatie.
Geen enkel systeem is onfeilbaar; absolute veiligheid kunnen wij niet garanderen. Bij een datalek met een risico voor uw rechten melden wij dit binnen 72 uur aan de GBA en, bij een hoog risico, aan u (art. 33 en 34 AVG).
7. Gegevens die wij voor onze klanten verwerken
Wanneer wij een website of applicatie voor een klant ontwerpen, hosten of onderhouden, worden de gegevens van de gebruikers van die oplossing verwerkt voor rekening van die klant, die de verwerkingsverantwoordelijke is. ABC Exp SRL treedt dan op als verwerker (art. 28 AVG), volgens gedocumenteerde instructies, overeenkomstig de Verwerkersovereenkomst die als bijlage bij onze Algemene voorwaarden is gevoegd. Betrokkenen richten hun verzoeken tot de betrokken klant.
8. Minderjarigen
De Website richt zich tot ondernemingen en volwassenen. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 13 jaar.
9. Externe links
De Website kan links naar websites van derden bevatten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor hun praktijken; raadpleeg hun eigen beleid.
10. Wijzigingen
Wij kunnen dit beleid aanpassen, onder meer bij wijzigingen in de wetgeving of in onze verwerkingen. De geldende versie, met nummer en datum, staat altijd op deze pagina. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij u op gepaste wijze.
Historiek: v1.0 – eerste publicatie; v2.0 (12 oktober 2026) – volledige herziening (overzicht van verwerkingen, verwerkers, doorgiften, termijnen).